Từ Jecheon lên Seoul, rồi trở lại trước màn hình văn phòng
Ghi chép hai ngày tại “Khóa đào tạo chuyên gia điều tra thực tế thiệt hại do thảm họa và bảo vệ quyền lợi bằng con đường hành chính lần thứ 2” ① Ngày thứ nhất
Mở đầu
Tôi mở văn phòng chuyên viên hành chính (haengjeongsa) và chủ yếu xử lý các thủ tục xuất nhập cảnh, nhưng trong lòng lúc nào cũng vướng bận hai chữ “thảm họa”. Cứ đến mùa hè là lại nghe tin mưa lớn cục bộ, và Jecheon, nơi nằm kề núi và sông suối, chắc chắn cũng không thể là ngoại lệ. Ở nơi một thảm họa lớn vừa đi qua, bức tường đầu tiên mà người dân bị thiệt hại vấp phải chính là những thủ tục khai báo và giấy tờ xa lạ. Nghĩ rằng lấp khoảng trống ấy biết đâu có thể là phần việc của chuyên viên hành chính, giữa tháng 9 tôi đã nộp đơn đăng ký và sơ yếu lý lịch cho “Khóa đào tạo chuyên gia điều tra thực tế thiệt hại do thảm họa và bảo vệ quyền lợi bằng con đường hành chính lần thứ 2” của Hiệp hội Chuyên viên hành chính Hàn Quốc.
Khóa học kéo dài hai ngày. Ngày đầu học trực tiếp tại phòng học của Hiệp hội Chuyên viên hành chính Hàn Quốc ở Seoul, ngày thứ hai học trực tuyến qua Zoom rồi làm bài kiểm tra đánh giá. Tôi mở lại giáo trình và thử tổng hợp lại sáu bài giảng đã nghe trong hai ngày.
Bài viết này ghi lại trước ba bài giảng của ngày thứ nhất, còn ngày thứ hai được kể tiếp trong bài viết về ngày thứ hai.
Ngày thứ nhất, 29 tháng 9 (thứ Ba) — Từ Jecheon lên Seoul
Để kịp buổi học lúc 10 giờ sáng, tôi phải lên đường từ sớm. Từ Jecheon tôi đi xe buýt cao tốc lên Seoul, rồi chuyển sang tàu điện để đến phòng học của Hiệp hội Chuyên viên hành chính Hàn Quốc. Đó là một lịch trình phải mất không ít thời gian trên đường, nhưng riêng với chủ đề nặng nề như thảm họa, tôi muốn được nghe trực tiếp trong phòng học chứ không phải qua màn hình. Các bài giảng kéo dài từ 10 giờ sáng đến 6 giờ chiều.
Tiết 1 · Bức tranh toàn cảnh về quản lý thảm họa và vị trí của chuyên viên hành chính
Bài giảng đầu tiên bắt đầu bằng việc dựng bộ khung của công tác quản lý an toàn thảm họa. Quản lý thảm họa gồm bốn giai đoạn là phòng ngừa, chuẩn bị, ứng phó và phục hồi (Điều 3 điểm 3 Luật cơ bản về quản lý thảm họa và an toàn, sau đây gọi tắt là Luật An toàn thảm họa), còn cảnh báo khủng hoảng quốc gia tăng dần theo thứ tự Quan tâm, Chú ý, Cảnh giới, Nghiêm trọng. Tin nhắn cảnh báo thảm họa nhận qua điện thoại di động cũng được chia thành tin khẩn cấp đặc biệt, tin khẩn cấp và tin hướng dẫn an toàn; tôi mới biết thêm rằng với tin khẩn cấp đặc biệt như báo động không kích, người dùng thậm chí không thể từ chối nhận tin.
Trang chiếu khiến tôi dừng mắt lâu nhất là một “bảng điều khiển” (dashboard) áp bảy loại công việc quy định tại Điều 2 khoản 1 Luật Chuyên viên hành chính vào thực tiễn thảm họa. Soạn đơn khai báo thiệt hại (soạn thảo giấy tờ), sắp xếp bản tường trình diễn biến thiệt hại và danh mục thiệt hại (giấy tờ chứng minh thực tế), dịch giấy tờ cho nạn nhân là người nước ngoài (dịch thuật), nộp cho chính quyền địa phương và trung tâm hành chính – phúc lợi cấp phường, xã (nộp thay), xin cấp phép phục hồi và đăng ký nhận tiền hỗ trợ (đại diện nộp đơn), hướng dẫn về đối tượng, thời hạn và thủ tục hỗ trợ (tư vấn hành chính), và cuối cùng là điều tra thực tế, chỉ giới hạn trong những công việc được ủy thác theo quy định của pháp luật. Là người làm nghiệp vụ xuất nhập cảnh, tôi đặc biệt mừng khi thấy ô “dịch giấy tờ cho nạn nhân là người nước ngoài”. Ở Jecheon cũng có không ít lao động nước ngoài và người nhập cư theo diện kết hôn. Khi thảm họa ập đến, có thể sẽ có những người hàng xóm vì bất đồng ngôn ngữ mà ngay cả việc khai báo cũng không làm được.
Giảng viên phác họa vị trí của chuyên viên hành chính như một cây cầu bắc giữa người bị thiệt hại và cơ quan hành chính. Một bên là người bị thiệt hại đang trong cảnh hỗn loạn, không nắm được thủ tục, chứng từ cũng tản mát; bên kia là chính quyền địa phương phụ trách việc điều tra chính thức và kế hoạch phục hồi. Đứng giữa hai bên, chuyên viên hành chính giúp soạn và nộp đơn khai báo thiệt hại, đơn đăng ký và tài liệu chứng minh. Một dòng trên trang chiếu dường như tóm gọn toàn bộ khóa học này.
“Chuyên viên hành chính không phải là điều tra viên chính thức, mà là người hỗ trợ để sự thật được phản ánh.”
Tôi cũng nhớ mãi trường hợp một quán ăn bị ngập do mưa lớn cục bộ. Chủ tòa nhà chỉ khai báo “thiệt hại về tòa nhà”, còn người thuê thì không biết phải khai báo thế nào về thiệt hại đối với thiết bị kinh doanh như tủ lạnh và hàng tồn kho. Chuyên viên hành chính dựa vào hợp đồng thuê để phân định quyền sở hữu giữa tòa nhà và đồ đạc, thiết bị, đối chiếu ảnh trước và sau thiệt hại với hóa đơn mua hàng, soạn danh mục thiệt hại và bản tường trình diễn biến thiệt hại, rồi hỗ trợ đến cả việc nộp cho chính quyền địa phương và hướng dẫn về nguồn vốn chính sách dành cho tiểu thương. Tuy vậy, giảng viên đã vạch một lằn ranh bằng chữ đỏ. Tuyệt đối cấm giám định tổn thất, tức việc chốt số tiền thiệt hại. Đây là đoạn cho thấy rõ chuyên viên hành chính được làm đến đâu và phải dừng ở đâu.
Tiết 2 · Sau khi thảm họa xảy ra, bộ máy hành chính vận hành thế nào
Bài giảng thứ hai đi theo từng bước xem chính phủ và chính quyền địa phương thực sự hành động như thế nào khi xảy ra thảm họa xã hội. Sổ tay ứng phó thảm họa có cấu trúc ba tầng: sổ tay tiêu chuẩn (phân công vai trò) → sổ tay nghiệp vụ (quy trình của từng cơ quan) → sổ tay hành động (hành động tại hiện trường). Giảng viên nhấn mạnh rằng bản thân hệ thống thì đã đầy đủ, nhưng nó có vận hành được trong thảm họa thực tế hay không còn tùy vào sự liên kết giữa các sổ tay và việc bổ sung sau khi kiểm tra.
Ở phần hỗ trợ người dân, Trung tâm hỗ trợ nạn nhân thảm họa (liên hợp trung ương) thu hút sự chú ý của tôi. Đây là nơi được lập ra khi xảy ra thảm họa quy mô lớn để hỗ trợ tổng hợp cho nạn nhân và gia đình họ tại một địa điểm, đảm nhận việc hướng dẫn, tiếp nhận và xử lý cứu trợ cùng các loại hỗ trợ, đề nghị các cơ quan liên quan phối hợp, và kiểm tra hiện trường để ngăn ngừa tổn hại thứ cấp. Ở giai đoạn phục hồi, bài giảng đề cập đến chế độ khu vực thảm họa đặc biệt. Chế độ này lần đầu được áp dụng sau vụ sập Trung tâm thương mại Sampoong năm 1995, hiện dựa trên Điều 60 Luật An toàn thảm họa; khi một khu vực được công bố, một phần đáng kể (ví dụ: 70%) chi phí khắc phục thiệt hại như tiền cứu trợ, chi phí sinh hoạt sẽ được ngân sách quốc gia trợ cấp. Nếu không được công bố thì việc hỗ trợ thực hiện ở cấp chính quyền địa phương, và nếu có bên gây ra thảm họa thì chính quyền địa phương sẽ thực hiện quyền yêu cầu bên đó hoàn trả chi phí.
Sau khi điểm qua cả mẫu đơn khai báo thiệt hại do thảm họa xã hội và quy trình thẩm định của ban chỉ huy ứng phó cấp địa phương, tôi hình dung ra được, như trên một tấm bản đồ, người bị thiệt hại phải nộp gì và nộp ở quầy nào.
Tiết 3 · Thu thập sự thật tại hiện trường và cách ứng xử với con người
Bài giảng cuối của ngày đầu mang tính thực hành nhất. Trước hết, giảng viên điểm lại căn cứ cho việc điều tra thực tế của chuyên viên hành chính. Điều 2 khoản 1 điểm 7 Luật Chuyên viên hành chính quy định “điều tra và xác nhận thực tế đối với công việc được ủy thác theo quy định của pháp luật”, còn Điều 2 Nghị định thi hành quy định việc lập kết quả đó thành văn bản và nộp cho người ủy thác; cả hai đều là công việc của chuyên viên hành chính. Cộng thêm “soạn thảo giấy tờ liên quan đến chứng minh thực tế” tại điểm 2, đây trở thành căn cứ để chuyên viên hành chính có thể tổng hợp nội dung đã điều tra thành “giấy chứng nhận xác nhận thực tế”. Bài giảng cũng xem xét thủ tục khai báo, điều tra thiệt hại tại Điều 58 và việc hỗ trợ khu vực thảm họa đặc biệt tại Điều 60, Điều 61 Luật An toàn thảm họa.
Phần tiếp theo, điều tra thực tế bằng GIS (hệ thống thông tin địa lý), là một thế giới tôi lần đầu tiếp xúc. Từ Nền tảng Thông tin Lãnh thổ quốc gia, người ta tải về các lớp bản đồ số như công trình, đường sá, sông suối, đê điều, rồi so sánh trước và sau thảm họa bằng ảnh của vệ tinh quan sát lãnh thổ quốc gia. Bài giảng giới thiệu cả phân tích chồng lớp, tức chồng khu vực thiệt hại lên các lớp sử dụng đất và sổ đăng ký công trình xây dựng; phân tích vùng đệm, tức xác định phạm vi ảnh hưởng theo từng khoảng cách tính từ tâm thảm họa; cách vẽ đường ngập bằng bản đồ lập từ drone; và kỹ thuật khoanh vùng bị cháy rừng bằng ảnh cận hồng ngoại. Thế nhưng điểm xuất phát lại rất giản dị. Bắt đầu từ việc kiểm tra, trên các bản đồ cùng tỷ lệ, xem số lô đất của công trình và thửa đất của người bị thiệt hại có trùng với khu vực thảm họa hay không.
Tôi cũng ghi lại nguyên văn danh sách đồ cần chuẩn bị cho việc điều tra hiện trường.
- Điện thoại thông minh (ứng dụng xác định vị trí, ghi âm, chụp ảnh và quay video), máy tính xách tay và dụng cụ ghi chép
- Trang phục phù hợp với hiện trường như ủng, găng tay, khăn trùm đầu, khẩu trang, bảng kiểm các hạng mục thiệt hại, bản đồ GIS
- Ảnh được chụp theo kiểu toàn cảnh, các tấm gối lên nhau; hiện trường mà người bị thiệt hại đã tự khắc phục thì nhất định phải lưu lại bằng ảnh và video. Lời kể về thiệt hại của người dân lân cận cũng được ghi âm.
Điều đọng lại trong tôi nhiều nhất là kỹ thuật phỏng vấn có tính đến sang chấn tâm lý của những người dân mất nhà cửa vì thảm họa. Nếu ngay từ đầu đã đòi con số và danh sách, ký ức của người bị thiệt hại lại càng khép lại. Vì vậy, thay vì hỏi “Trong nhà có những đồ nội thất gì?”, người phỏng vấn hỏi “Anh/chị thử từ từ nhớ lại xem, bình thường khi mở cửa bước vào phòng ngủ chính thì thứ đầu tiên nhìn thấy là gì?”. Từ “câu hỏi hình phễu”, tức bắt đầu bằng câu hỏi rộng, thu hẹp dần trọng tâm rồi xác nhận lại ở cuối, đến cách đưa sơ đồ mặt bằng hoặc bảng kiểm bằng hình vẽ để họ dùng tay chỉ, cho đến thái độ không khiến họ có cảm giác đang bị hỏi cung. Dù không phải ở hiện trường thảm họa, đây vẫn là những điều đáng ngẫm lại trong các buổi tư vấn thường ngày, khi tôi gặp những khách hàng đang ở trong hoàn cảnh bế tắc.
Tài liệu chứng minh được tổng hợp gồm: bản đồ thông tin GIS, bảng kiểm thiệt hại do thảm họa, giấy chứng nhận nội dung đăng ký, sổ đăng ký công trình xây dựng, sổ đăng ký đất đai, ảnh và video về hiện trường và vật dụng bị thiệt hại, lời kể của nhân chứng và hàng xóm, bản đánh giá chi tiết thiệt hại của giám định viên tổn thất, v.v., cùng các tài liệu khác chứng minh quan hệ nhân quả.
Bài giảng khép lại bằng đạo đức nghề nghiệp. Các hành vi đòi phí dịch vụ quá cao, thu thù lao theo kết quả với lời hứa “sẽ giúp nhận được nhiều tiền hỗ trợ”, hay tìm kiếm vụ việc thông qua môi giới đều bị cấm. Trong thảm họa mang tầm quốc gia, chuyên viên hành chính được yêu cầu tham gia các hoạt động công ích như tư vấn miễn phí và hỗ trợ soạn giấy tờ cho nhóm yếu thế. Tôi cũng lần đầu biết rằng nếu tham gia điều tra theo ủy thác chính thức của chính phủ hoặc chính quyền địa phương thì theo Điều 78-2 Luật An toàn thảm họa, người đó được coi như công chức khi áp dụng tội tiết lộ bí mật và tội hối lộ. Ba thế lưỡng nan đạo đức nảy sinh giữa bí mật của khách hàng và lợi ích công, giữa lợi ích của khách hàng và việc điều tra khách quan, giữa giới hạn của chức trách và việc cứu trợ khẩn cấp ngay trước mắt, vì không dễ có đáp án nên càng khiến tôi suy nghĩ lâu hơn.
Kết thúc buổi học lúc 6 giờ chiều, tôi lại đổi tàu điện rồi xe buýt cao tốc để trở về Jecheon. Phong cảnh ngoài cửa kính xe trên đường về trông hơi khác đi. Tôi bắt đầu hình dung: nếu con sông kia tràn bờ, nếu sườn dốc kia sạt lở, thì ai sẽ phải cầm giấy tờ gì và đi đến đâu.
Phần học trực tuyến và bài kiểm tra đánh giá của ngày thứ hai, cùng những suy nghĩ còn lại sau hai ngày, tôi đã viết trong bài viết về ngày thứ hai.